Tugas Kuliah Automatisasi Perkantoran

Pertanyaan Yang Telah Ditentukan Oleh Dosen Pengajaran :

1. Apa yang dimaksud dengan automatisasi perkantoran ???
2. Sejarah automatisasi perkantoran ???
3. Contoh aplikasi – aplikasi automatisasi perkantoran ???

Jawaban : 

1.   otomatisasi adalah  penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik  yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor ( office automation atau oa ) adalah  semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi    kepada dan dari orang yang berada didalam maupun diluar perusahaan. Otomasi atau otomatisasi perkantoran merupakan suatu hal yang memudahkan kita dalam mengerjakan suatu aktivitas atau pekerjaan dalam perkantoran seperti pengolah kata, spreadsheet, presentasi, bentuk, dan penyimpanan data. Sistem otomasi perkantoran disingkat OAS ( office Automation System ) dapat didefinisikan sebagai sistem elektronika formal yang mendukung pekerjaan kantor terutama dalam komunikasi informasi, baik dengan lisan maupun dengan tetulis.

2.  Sejarah automatisasi perkantoran  asal mula sistem otomatisasi perkantoran dapat ditelusuri kembali ke awal tahun 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah wordprocessing ( pengolahan kata ) untuk kegiatan yang menggunakan mesin ketik listrik otomatis buatan IBM. Istilah ini digunakan untuk mensejajarkan kegiatan administrasi yang banyak dilakukan pada pembuatan berbagai dokumen dengan istilah data processing ( pengolahan data ) yang digunakan pada kegiatan penyusunan informasi

3.  Contoh aplikasi perkantoran :

Ø  Pengelohan kata ( word processing )

Ø  Perangkat Presentasi

Ø  Dekstop publishing

Ø  Surat elektronik ( electronic email or e-mail )

Ø  Voice mail

Ø  Pencitraan ( imaging )

Ø  Faksimili ( facsimile )

Ø  Konferensi komputer

Ø  Videotext

Ø  Konferensi audio

Ø  Lembar kerja ( spreadsheet )

Ø  Kalender elektronik ( electronic calendar )

Ø  Konferensi Video

Penjelasan aplikasi-aplikasi tersebut :

v Desktop Publishing atau disebut juga dtp adalah suatu pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan suatu komunikasi yang sangat efektif. Sistem dekstop publishing  juga terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang bersolusi tinggi, sofware dekstop publishing, printer laser. Contoh : Microsoft Publisher adalah sebuah program aplikasi untuk sistem operasi Windows yang digunakan untuk  Desktop publishing. Program ini merupakan buatan Microsoft Corporation, dan mulai pada versi Microsoft Office System 2003, telah diintegerasikan ke dalam paket tersebut. Kini, namanya menjadi Microsoft Office Publisher. Versi terbarunya adalah Microsoft Office Publisher 2007 yang terintegrasi dengan Microsoft Office Publisher 2007.

v Vidio Text  adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.

v  ELECTRONIC CALENDARING  adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.

v  Pengolahan Kata ( Word processing ) adalah penggunaan suatu peralatan elektronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.
Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.

v Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatanpenyimpanan.

v Image storage and retrieval beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan.      untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

v Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.

v Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama.istilah ‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi. teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada dikota yang berlainan.

v Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada peralatan yang digunakan ),  yaitu :

     1.  video satu arah dan audio satu arah

2.  video satu arah dan audio dua arah

     3.  video dan audio dua arah

v Audio con ferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.audio conferencing adalah aplikasi oa pertama yang tidak memerlukan komputer. ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

mohon maaf jika jawaban kurang bikin anda melayang imajinasinya, moga bisa bermanfaat.. amien.. hihihi